Fatturazione elettronica
SdI, conservazione e cambio gestionale: cosa trasferire davvero
Separare trasmissione, consultazione e conservazione; verificare XML, ricevute, allegati e continuità dell’archivio prima della disdetta.
Tre funzioni da verificare separatamente
Il Sistema di Interscambio gestisce controlli e recapito delle fatture; la conservazione a norma è un processo distinto dalla semplice memorizzazione del file. La guida dell’Agenzia delle Entrate chiarisce questa distinzione. Nella scelta del gestionale chiedete quindi chi trasmette, dove consultate gli esiti e chi assicura la conservazione. Non ricavate dal buon esito di un invio la conclusione che tutti i documenti storici siano già inclusi nel servizio di conservazione.
Fonte ufficiale ↗Scenario: 200 fatture al mese e un commercialista
Esempio illustrativo: una piccola impresa cambia programma con fatture già pagate, rate aperte, note di credito e documenti scartati. Prima del passaggio costruite un campione comprendente ciascun caso. Fate distinguere importazione dello storico e nuovo invio allo SdI, per evitare duplicazioni. Concordate con il commercialista i controlli di quadratura e le responsabilità sui documenti ancora in lavorazione; non attribuite automaticamente al nuovo software una pratica rimasta aperta nel precedente.
Provare un’esportazione completa
La guida Aruba descrive il download di fatture e documenti collegati, con formati diversi secondo il documento: XML, PDF, eventuale P7M e pacchetti relativi alla conservazione. Usate questa distinzione per preparare una lista di controllo valida per ogni candidato. Richiedete un campione con ricevute, allegati e riferimenti stabili, poi apritelo fuori dal gestionale. Un PDF leggibile è utile alla consultazione, ma non dimostra da solo la completezza del materiale necessario al trasferimento.
Fonte ufficiale ↗Definire il confine della migrazione
Chiedete se verranno importati clienti, prodotti, scadenze, pagamenti, collegamenti alle note di credito e documenti ricevuti, oltre a quelli emessi. Fate specificare cosa resta soltanto consultabile nell’archivio precedente. Per i canali di ricezione, assegnate una persona alla verifica delle impostazioni e della prima fattura ricevuta. Scegliete una data di passaggio con esportazione finale delle modifiche e mantenete una riconciliazione dei due sistemi finché i documenti in corso sono chiusi.
Mettere per iscritto la continuità dell’archivio
Nel preventivo fate separare importazione, spazio, utenti, assistenza e mantenimento dell’archivio dopo la cessazione. Chiedete chi consegna i pacchetti conservati, in quali tempi e con quale documentazione, e chi ne verifica la presa in carico. La durata e la modalità da applicare al vostro archivio vanno concordate con il commercialista e il responsabile del processo. Non chiudete il vecchio contratto sulla sola base della presenza di una funzione «backup» nel nuovo.
La tua lista di verifica
- Quali documenti sono effettivamente in conservazione e come possiamo verificarlo prima della disdetta?
- Il trasferimento comprende XML, ricevute, allegati e pacchetti conservati, oppure solo copie PDF?
- Chi gestisce scarti e note di credito iniziati nel precedente programma?
- L’importazione dello storico può generare un invio duplicato e come viene impedito?
- Quali accessi e costi restano dopo la cessazione del vecchio servizio?
- Il commercialista ha verificato saldi, documenti e continuità dell’archivio su un campione?