Guida alla scelta : Gestione documentale
Archivi, versioni, approvazioni e recupero dei documenti; la conservazione fiscale va verificata separatamente.
Partire dal processo reale
Prepara questo caso: documento ricevuto, indicizzato, approvato e archiviato. Usa gli stessi documenti nelle demo e annota operazioni manuali, risultati e responsabilità.
Definire il perimetro
Distingui cartella condivisa e GED con processi documentali. Richiedi il nome dei moduli inclusi e il responsabile di ogni passaggio. Una suite non implica che tutte le funzioni siano acquistate.
Integrare senza perdere dati
Elenca posta, Office, contabilità e firma. Verifica oggetti scambiati, frequenza, direzione, gestione degli errori e responsabilità della manutenzione.
Preparare la migrazione
Inventaria file, versioni, metadati, collegamenti e permessi. Esegui una migrazione pilota; confronta totali, accessi e collegamenti prima di chiudere il vecchio servizio.
Stimare costi e impegno
Chiedi un preventivo che separi storage, OCR, utenti, connettori e implementazione. Conferma rinnovo, minimi, superamenti, supporto e restituzione dei dati senza convertire valute o offerte introduttive.
Collaudare le eccezioni
Fai dimostrare questo caso: indice errato, accesso negato e ripristino di versione. Verificalo nel piano acquistato e conserva le limitazioni emerse nella valutazione.
Domanda da porre durante la demo
Acquisizione dei documenti · 4%
Caricare documenti da fonti diverse evitando duplicati.
Metadati e classificazione · 4%
Associare campi obbligatori e classi documentali.
Ricerca nel contenuto · 4%
Trovare un documento per testo e metadati.
Versioni · 3%
Ripristinare una versione senza cancellare le successive.
Blocco delle modifiche · 3%
Evitare che due utenti sovrascrivano lo stesso file.
Approvazioni · 3%
Approvare un documento con passaggi ed eccezioni tracciati.
Condivisione esterna · 3%
Inviare un documento con scadenza e accesso revocabile.
Anteprima · 3%
Consultare formati diversi senza scaricare l'originale.
Modelli e generazione · 3%
Produrre un documento usando campi verificabili.
Ciclo di vita e retention · 3%
Applicare una regola di conservazione e cancellazione.
Ripristino · 3%
Recuperare un documento eliminato e verificarne i tempi.
Accesso mobile · 3%
Consultare e approvare un documento da smartphone.
Raccolta tramite moduli · 3%
Raccogliere documenti e dati strutturati da un soggetto esterno.
Annotazioni e collaborazione · 3%
Commentare una versione mantenendo distinti contenuto e annotazioni.
API · 4%
Caricare e cercare documenti con autenticazione e gestione degli errori.
Integrazione Office · 4%
Modificare un documento con gli strumenti di lavoro abituali.
Archiviazione email · 3%
Salvare messaggio e allegati con riferimenti al fascicolo.
Collegamento ERP · 3%
Aprire il documento dal gestionale usando un identificativo stabile.
Eventi e automazioni · 3%
Attivare un sistema esterno al completamento dell'approvazione.
Esportazione completa · 3%
Esportare file, versioni e metadati in un formato utilizzabile.
Interfaccia e supporto italiano · 4%
Verificare terminologia, formazione e assistenza locale.
Autorizzazioni granulari · 4%
Limitare cartelle, documenti e azioni per ruolo.
Registro verificabile · 3%
Esportare lo storico di accessi e modifiche.
Autenticazione federata · 3%
Revocare un utente tramite il sistema d'identità.
Residenza dei dati · 3%
Confermare regione, backup e subfornitori del servizio acquistato.
Conservazione fiscale italiana · 3%
Identificare il servizio di conservazione a norma e il perimetro contrattuale.
AI per campi e classificazione · 4%
Estrarre dati e verificare errori prima dell'archiviazione.
Sintesi AI · 4%
Collegare una sintesi alle parti originali del documento.
Domande sui documenti · 4%
Verificare fonti e rispetto dei permessi nelle risposte.
Governance AI · 3%
Controllare quote, modelli, uso dei dati e attivazione delle funzioni.